Capítulo I Libros de Contabilidad - Nuestra Entidad
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1.1. Marco normativo
Los comerciantes están obligados a llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales¹. Lo anterior implica un mandato para conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros, de acuerdo con las disposiciones que les aplique.
La regulación establece los libros que se determinan como obligatorios y aquellos auxiliares necesarios para el entendimiento de los mismos. Ahora bien, la contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, deben llevarse en la moneda de curso legal con poder liberatorio en Colombia, en idioma castellano, por el sistema de partida doble y con sujeción a las normas legales que rijan la materia de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el Gobierno².
El deber aquí señalado de llevar contabilidad tiene amplio desarrollo en el Anexo No. 6 “Estados financieros extraordinarios, asientos y verificación de las afirmaciones, pensiones de jubilación y normas sobre registro y libros” del Decreto 2420 de 2015, en adelante y para esta Circular se denominará como “el Anexo 6 del DUR 2420 de 2015” en relación con los asientos, soportes, comprobantes y libros, su exhibición y forma de llevar los mismos.
[1] Artículo 19 Código de Comercio.
[2] Artículos 48, 49,50 y 57 del Código de Comercio, éste último modificado por el artículo 26 de la Ley 2195 de 2022.
La regulación establece los libros que se determinan como obligatorios y aquellos auxiliares necesarios para el entendimiento de los mismos. Ahora bien, la contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, deben llevarse en la moneda de curso legal con poder liberatorio en Colombia, en idioma castellano, por el sistema de partida doble y con sujeción a las normas legales que rijan la materia de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el Gobierno².
El deber aquí señalado de llevar contabilidad tiene amplio desarrollo en el Anexo No. 6 “Estados financieros extraordinarios, asientos y verificación de las afirmaciones, pensiones de jubilación y normas sobre registro y libros” del Decreto 2420 de 2015, en adelante y para esta Circular se denominará como “el Anexo 6 del DUR 2420 de 2015” en relación con los asientos, soportes, comprobantes y libros, su exhibición y forma de llevar los mismos.
[1] Artículo 19 Código de Comercio.
[2] Artículos 48, 49,50 y 57 del Código de Comercio, éste último modificado por el artículo 26 de la Ley 2195 de 2022.
1.2. Libros de contabilidad
Bajo la denominación de libros de comercio se encuentran tanto los libros de contabilidad, como los de actas de asamblea, los de junta de socios, de junta directiva y los de registro de accionistas o socios.
Los libros de contabilidad registran todas las transacciones y eventos detallados que afectan activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de una Entidad Empresarial, y permiten el control de las operaciones y la preparación de la información financiera. Estos libros comprenden el Libro Mayor, el Libro Diario y los Libros Auxiliares.
Los libros de contabilidad registran todas las transacciones y eventos detallados que afectan activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de una Entidad Empresarial, y permiten el control de las operaciones y la preparación de la información financiera. Estos libros comprenden el Libro Mayor, el Libro Diario y los Libros Auxiliares.
1.2.1. Libros de contabilidad en una Transformación societaria
En caso de la Transformación o conversión³ de una Entidad Empresarial, es posible continuar usando los mismos libros de contabilidad que se utilizaban de forma previa a la reforma, efectuando los ajustes a que haya lugar, incluyendo los correspondientes a los libros de socios y los libros de actas.
[3] En el caso de las Empresas Unipersonales, la Ley 222 de 1995 (art. 77) tiene previsto que el tránsito de esta figura a una sociedad comercial se denomina conversión sin que tampoco allí se presente una solución de continuidad respecto de la persona jurídica.
[3] En el caso de las Empresas Unipersonales, la Ley 222 de 1995 (art. 77) tiene previsto que el tránsito de esta figura a una sociedad comercial se denomina conversión sin que tampoco allí se presente una solución de continuidad respecto de la persona jurídica.
1.2.2. Libros de contabilidad en una Fusión
En el caso de la Fusión de Entidades Empresariales:
-La Entidad Empresarial absorbente, al ser la receptora de los derechos y obligaciones, continuará con sus propios libros; por su parte, los libros de la Entidad Empresarial absorbida dejarán de ser utilizados y los saldos existentes antes de la formalización de la Fusión pasarán a los libros de la Entidad Empresarial absorbente.
-Si se trata de una Fusión por creación, en donde se presente una consecuente desaparición de las Entidades Empresariales participantes en la reforma, será necesario que la persona creada cuente con libros nuevos, en los cuales se contabilizarán los valores trasladados de las Entidades Empresariales absorbidas. Los libros contables de estas últimas, una vez todas las partidas transferidas queden en ceros, dejarán de diligenciarse por efecto de su disolución.
-La Entidad Empresarial absorbente, al ser la receptora de los derechos y obligaciones, continuará con sus propios libros; por su parte, los libros de la Entidad Empresarial absorbida dejarán de ser utilizados y los saldos existentes antes de la formalización de la Fusión pasarán a los libros de la Entidad Empresarial absorbente.
-Si se trata de una Fusión por creación, en donde se presente una consecuente desaparición de las Entidades Empresariales participantes en la reforma, será necesario que la persona creada cuente con libros nuevos, en los cuales se contabilizarán los valores trasladados de las Entidades Empresariales absorbidas. Los libros contables de estas últimas, una vez todas las partidas transferidas queden en ceros, dejarán de diligenciarse por efecto de su disolución.
1.2.3. Libros de contabilidad en una Escisión
Los registros en los libros seguirán las mismas reglas de la Fusión, según se trate de una Escisión por creación o por transferencia patrimonial a otra Entidad Empresarial.
1.3. Libros de contabilidad en archivos electrónicos
Los libros de contabilidad no requieren ser inscritos en el registro mercantil⁴ y pueden ser llevados en archivos electrónicos siempre que su almacenamiento garantice que la información sea completa e inalterada⁵. La conservación de los registros electrónicos seguirá las condiciones establecidas en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, así:
a. Que la información que contenga sea accesible para su posterior consulta.
b. Que los mensajes de datos o documentos sean conservados en el formato que se haya generado.
c. Que permita determinar el origen, la fecha y hora en que fue producido el documento.
d. La conservación de la información financiera podrá realizarse directamente o a través de terceros siempre y cuando cumpla con las condiciones que fueron mencionadas.
e. Resulta conveniente que los administradores implementen estrategias de respaldo de la información, que minimicen una eventual pérdida de datos.
[4] Artículo 175 del Decreto Ley 19 de 2012.
[5] Artículo 7 Decreto 805 de 2013.
a. Que la información que contenga sea accesible para su posterior consulta.
b. Que los mensajes de datos o documentos sean conservados en el formato que se haya generado.
c. Que permita determinar el origen, la fecha y hora en que fue producido el documento.
d. La conservación de la información financiera podrá realizarse directamente o a través de terceros siempre y cuando cumpla con las condiciones que fueron mencionadas.
e. Resulta conveniente que los administradores implementen estrategias de respaldo de la información, que minimicen una eventual pérdida de datos.
[4] Artículo 175 del Decreto Ley 19 de 2012.
[5] Artículo 7 Decreto 805 de 2013.
1.4. Validez probatoria de los registros de contabilidad en archivos electrónicos
Los libros de contabilidad registrados en archivos electrónicos son admisibles como medios de prueba y su valoración seguirá las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente, deberán garantizar: la confiabilidad en la forma en que se haya conservado, la integridad de la información, la forma en que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente⁶.
[6] Artículos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999.
[6] Artículos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999.
1.5. Conservación de libros de contabilidad y documentos del comerciante
Los libros y papeles de comercio, ya sean físicos o electrónicos, deben conservarse por un período mínimo de diez años, en papel o cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta y cumpla con los requerimientos del artículo 12 de la Ley 527 de 1999[7]
La fecha a partir de la cual se contará dicho período será la fecha del último asiento, documento o comprobante, es decir la fecha del último movimiento contable registrado, o la fecha de los documentos respectivos o comprobantes que se pretendan conservar. La obligación de conservar los libros electrónicos podrá cumplirse a través de terceros con las mismas condiciones exigidas para su propietario.
Después de este período el comerciante puede continuar conservando dichos documentos o podrá proceder a su destrucción. También lo establece así el artículo 17 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015, para libros de contabilidad, actas, registro de aportes, comprobantes de cuentas los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con las operaciones; indicando además la manera y medios para efectuar la conservación.
Sobre los libros y papeles de las Entidades Empresariales en liquidación el Anexo 6 del DUR 2420 de 2015 ha indicado que el liquidador deberá conservarlos como mínimo durante cinco años, a partir de la cuenta final de liquidación.
[7] Artículo 28 Ley 962 de 2005.
La fecha a partir de la cual se contará dicho período será la fecha del último asiento, documento o comprobante, es decir la fecha del último movimiento contable registrado, o la fecha de los documentos respectivos o comprobantes que se pretendan conservar. La obligación de conservar los libros electrónicos podrá cumplirse a través de terceros con las mismas condiciones exigidas para su propietario.
Después de este período el comerciante puede continuar conservando dichos documentos o podrá proceder a su destrucción. También lo establece así el artículo 17 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015, para libros de contabilidad, actas, registro de aportes, comprobantes de cuentas los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con las operaciones; indicando además la manera y medios para efectuar la conservación.
Sobre los libros y papeles de las Entidades Empresariales en liquidación el Anexo 6 del DUR 2420 de 2015 ha indicado que el liquidador deberá conservarlos como mínimo durante cinco años, a partir de la cuenta final de liquidación.
[7] Artículo 28 Ley 962 de 2005.
1.6. Corrección de errores en los libros de contabilidad
Los errores de transcripción se salvarán mediante anotación al pie de la página respectiva o a través de cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección⁸.
En el caso de anulación de folios se hará señalando sobre estos, fecha y causa de la misma, suscrita por el responsable de la anotación con su nombre completo.
En todo caso, un error u omisión en los registros, se salva con un nuevo asiento en la fecha en que se advierta⁹.
[8] Artículo 15 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015.
[9] Numeral 3 del Artículo 57 Código de Comercio.
En el caso de anulación de folios se hará señalando sobre estos, fecha y causa de la misma, suscrita por el responsable de la anotación con su nombre completo.
En todo caso, un error u omisión en los registros, se salva con un nuevo asiento en la fecha en que se advierta⁹.
[8] Artículo 15 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015.
[9] Numeral 3 del Artículo 57 Código de Comercio.
1.7. Pérdida y reconstrucción de libros y papeles de contabilidad
La pérdida, extravío o destrucción de los libros y papeles de contabilidad se denunciará ante la Policía Nacional, o ante la Fiscalía General de la Nación si fue consecuencia de un delito. En cualquier caso, deben reconstruirse dentro de los seis meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción¹⁰.
[10] Artículo 18 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015.
[10] Artículo 18 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015.
1.8. Exhibición y examen de libros de contabilidad
Por regla general, los libros y papeles del comerciante están protegidos por la reserva propia de los documentos privados, salvo claras excepciones que incluyen el derecho de inspección, investigaciones fiscales, penales o ejercicio de funciones de supervisión¹¹.
El examen de los libros contables se debe practicar en forma presencial en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente económico, en presencia de su propietario o de la persona que este hubiere designado expresamente para el efecto.
Sin perjuicio de la existencia de normas especiales¹², negarse a exhibir los libros, cuando fuere decretada por autoridad competente, implicará que se tengan como probados los hechos que se intentan acreditar, salvo que aparezca justificada la pérdida, extravío o destrucción involuntaria¹³.
Los papeles del comerciante, como son entre otros los libros principales, auxiliares y demás documentación, deben permanecer en el domicilio principal de la Entidad Empresarial.
Para las sucursales de sociedades extranjeras, que pueden tener sistemas contables que le permitan efectuar registros desde varias terminales, inclusive si alguna de ellas está fuera de Colombia, no existe impedimento para que a través de ellas se realicen los registros contables.
En tal caso, y con independencia del origen desde el cual se realice un registro contable, los comprobantes y soportes que originaron las transacciones deben archivarse en el domicilio de la sociedad junto con los libros contables y demás documentos sociales.
[11] Artículos 61 al 67 del Código de Comercio.
[12] Artículo 21 de la Ley 1778 de 2016.
[13] Artículo 16 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015.
El examen de los libros contables se debe practicar en forma presencial en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente económico, en presencia de su propietario o de la persona que este hubiere designado expresamente para el efecto.
Sin perjuicio de la existencia de normas especiales¹², negarse a exhibir los libros, cuando fuere decretada por autoridad competente, implicará que se tengan como probados los hechos que se intentan acreditar, salvo que aparezca justificada la pérdida, extravío o destrucción involuntaria¹³.
Los papeles del comerciante, como son entre otros los libros principales, auxiliares y demás documentación, deben permanecer en el domicilio principal de la Entidad Empresarial.
Para las sucursales de sociedades extranjeras, que pueden tener sistemas contables que le permitan efectuar registros desde varias terminales, inclusive si alguna de ellas está fuera de Colombia, no existe impedimento para que a través de ellas se realicen los registros contables.
En tal caso, y con independencia del origen desde el cual se realice un registro contable, los comprobantes y soportes que originaron las transacciones deben archivarse en el domicilio de la sociedad junto con los libros contables y demás documentos sociales.
[11] Artículos 61 al 67 del Código de Comercio.
[12] Artículo 21 de la Ley 1778 de 2016.
[13] Artículo 16 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015.
1.9. Forma y términos de llevar los libros de contabilidad
Al diligenciar los libros de contabilidad se garantizará su autenticidad e integridad y, se llevarán los libros necesarios para cumplir con lo requerido en las normas legales.
En consecuencia, no está permitido alterar los asientos contables, en su orden o fecha, dejar espacios que permita adición al texto, hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones, borrar o tachar en parte los asientos o arrancar las hojas, alterar su orden o mutilar las mismas. De igual forma, está prohibido alterar los archivos electrónicos, crear cuentas sin comprobantes o soportes, no registrar las operaciones efectuadas, llevar doble contabilidad, registros inadecuados, gastos inexistentes o pasivos sin identificación correcta, utilizar documentos falsos como soporte, presentar estados financieros sin que estos se hayan tomado fielmente de los libros de contabilidad¹⁴.
El incumplimiento de las anteriores obligaciones implicará la imposición de multas de hasta dos mil salarios mínimos legales mensuales vigentes, si se tratare de personas naturales y de cien mil salarios mínimos legales mensuales vigentes en el caso de personas jurídicas¹⁵.
a. Soportes
Los soportes de contabilidad, de origen interno o externo, son aquellos documentos que acreditan las operaciones económicas debidamente fechadas y autorizadas por quienes intervengan en ellos o los elaboren¹⁶.
La forma y contenido de los soportes dependerán del hecho económico que prueben.
b. Comprobantes de contabilidad
Los comprobantes de contabilidad elaborados previamente, respaldan las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquél donde se asienten en orden cronológico las operaciones; se preparan con base en los soportes, en cualquier medio y en idioma castellano¹⁷.
Todos los comprobantes que sirven de respaldo a partidas contables asentadas harán parte de la contabilidad, al igual que la correspondencia relacionada con los negocios¹⁸.
c. Asientos
Los hechos económicos se deben registrar en libros contables, en idioma castellano, con fundamento en comprobantes debidamente soportados, por el sistema de partida doble y dentro del mes siguiente a que tuvieron ocurrencia, en estricto orden cronológico; en caso de error u omisión en el registro podrá corregirse como ya fue señalado¹⁹.
d. Correspondencia
Es obligación de los administradores conservar copia fiel de la correspondencia en relación con los negocios, y también de aquella que reciba en relación con sus actividades comerciales.
No existen unos parámetros generales que definan de manera exacta la correspondencia que se debe conservar, pues en cada caso particular debe realizarse un análisis al respecto con el fin de definirla según la actividad económica y la naturaleza y condiciones de cada acto, operación y negocio mercantil. De cualquiera manera, la correspondencia directamente relacionada con los negocios hace parte integral de la contabilidad.
[14] Artículo 57 Código de Comercio, modificado por el Artículo 26 de la Ley 2195 de 2022.
[15] Artículo 58 del Código de Comercio modificado por el Artículo 27 de la Ley 2195 de 2022.
[16] Artículo 6 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015.
[17] Artículo 7 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015.
[18] Artículo 51 del Código de Comercio.
[19] Artículo 2 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015.
En consecuencia, no está permitido alterar los asientos contables, en su orden o fecha, dejar espacios que permita adición al texto, hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones, borrar o tachar en parte los asientos o arrancar las hojas, alterar su orden o mutilar las mismas. De igual forma, está prohibido alterar los archivos electrónicos, crear cuentas sin comprobantes o soportes, no registrar las operaciones efectuadas, llevar doble contabilidad, registros inadecuados, gastos inexistentes o pasivos sin identificación correcta, utilizar documentos falsos como soporte, presentar estados financieros sin que estos se hayan tomado fielmente de los libros de contabilidad¹⁴.
El incumplimiento de las anteriores obligaciones implicará la imposición de multas de hasta dos mil salarios mínimos legales mensuales vigentes, si se tratare de personas naturales y de cien mil salarios mínimos legales mensuales vigentes en el caso de personas jurídicas¹⁵.
a. Soportes
Los soportes de contabilidad, de origen interno o externo, son aquellos documentos que acreditan las operaciones económicas debidamente fechadas y autorizadas por quienes intervengan en ellos o los elaboren¹⁶.
La forma y contenido de los soportes dependerán del hecho económico que prueben.
b. Comprobantes de contabilidad
Los comprobantes de contabilidad elaborados previamente, respaldan las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquél donde se asienten en orden cronológico las operaciones; se preparan con base en los soportes, en cualquier medio y en idioma castellano¹⁷.
Todos los comprobantes que sirven de respaldo a partidas contables asentadas harán parte de la contabilidad, al igual que la correspondencia relacionada con los negocios¹⁸.
c. Asientos
Los hechos económicos se deben registrar en libros contables, en idioma castellano, con fundamento en comprobantes debidamente soportados, por el sistema de partida doble y dentro del mes siguiente a que tuvieron ocurrencia, en estricto orden cronológico; en caso de error u omisión en el registro podrá corregirse como ya fue señalado¹⁹.
d. Correspondencia
Es obligación de los administradores conservar copia fiel de la correspondencia en relación con los negocios, y también de aquella que reciba en relación con sus actividades comerciales.
No existen unos parámetros generales que definan de manera exacta la correspondencia que se debe conservar, pues en cada caso particular debe realizarse un análisis al respecto con el fin de definirla según la actividad económica y la naturaleza y condiciones de cada acto, operación y negocio mercantil. De cualquiera manera, la correspondencia directamente relacionada con los negocios hace parte integral de la contabilidad.
[14] Artículo 57 Código de Comercio, modificado por el Artículo 26 de la Ley 2195 de 2022.
[15] Artículo 58 del Código de Comercio modificado por el Artículo 27 de la Ley 2195 de 2022.
[16] Artículo 6 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015.
[17] Artículo 7 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015.
[18] Artículo 51 del Código de Comercio.
[19] Artículo 2 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015.
1.10. Libros de contabilidad como prueba
El artículo 264 del Código General del Proceso establece que los libros de comercio constituyen plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí. En otras cuestiones, aún entre comerciantes, los libros son un principio de prueba a favor del comerciante.
En todo caso, la disposición mencionada es clara al señalar que “al comerciante no se le admitirá prueba que tienda a desvirtuar lo que resultare de sus libros”.
Por su parte, el artículo 59 del Código de Comercio en esta materia indica que los libros carecerán de eficacia probatoria, en favor del comerciante obligado a llevarlos, si no existe la debida correspondencia.
En todo caso, la disposición mencionada es clara al señalar que “al comerciante no se le admitirá prueba que tienda a desvirtuar lo que resultare de sus libros”.
Por su parte, el artículo 59 del Código de Comercio en esta materia indica que los libros carecerán de eficacia probatoria, en favor del comerciante obligado a llevarlos, si no existe la debida correspondencia.
1.11. Moneda de Registro, Moneda Funcional y Moneda de Presentación
La Moneda de Registro en la que debe llevarse la contabilidad en Colombia y la de presentación de la información financiera a esta Superintendencia es el peso colombiano.
Una Entidad Empresarial debe, con base en lo prescrito en la NIC 21-Efectos de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda extranjera de NIIF Plenas y en la Sección 30-Conversión de la Moneda Extranjera de NIIF para las Pymes, compiladas en el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015 (en adelante “DUR 2420 de 2015”) y sus modificatorios, determinar cuál es su Moneda Funcional, que sirva para preparar y presentar sus estados financieros, para la toma de decisiones por parte de los usuarios de la información financiera, ya que la Moneda Funcional según las citadas normas puede ser distinta a la Moneda de Registro.
Al efectuar esta verificación debe considerarse como un aspecto relevante que en Colombia las operaciones en una moneda distinta al peso colombiano están altamente reguladas. Adicionalmente, la determinación de la Moneda Funcional debe obedecer a un análisis cuidadoso de cada uno de los factores, y en los casos en los que medie el juicio profesional éste debe estar amplia y adecuadamente soportado, evitando distorsiones y conversiones que pueden ser significativas en la información financiera, y que afectan la razonabilidad y las decisiones de los usuarios que obtienen una información que no está acorde con la realidad económica, financiera y contable de los negocios.
Una Entidad Empresarial debe, con base en lo prescrito en la NIC 21-Efectos de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda extranjera de NIIF Plenas y en la Sección 30-Conversión de la Moneda Extranjera de NIIF para las Pymes, compiladas en el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015 (en adelante “DUR 2420 de 2015”) y sus modificatorios, determinar cuál es su Moneda Funcional, que sirva para preparar y presentar sus estados financieros, para la toma de decisiones por parte de los usuarios de la información financiera, ya que la Moneda Funcional según las citadas normas puede ser distinta a la Moneda de Registro.
Al efectuar esta verificación debe considerarse como un aspecto relevante que en Colombia las operaciones en una moneda distinta al peso colombiano están altamente reguladas. Adicionalmente, la determinación de la Moneda Funcional debe obedecer a un análisis cuidadoso de cada uno de los factores, y en los casos en los que medie el juicio profesional éste debe estar amplia y adecuadamente soportado, evitando distorsiones y conversiones que pueden ser significativas en la información financiera, y que afectan la razonabilidad y las decisiones de los usuarios que obtienen una información que no está acorde con la realidad económica, financiera y contable de los negocios.
1.11.1. Moneda Funcional distinta a la Moneda de Registro
Si la Moneda Funcional es distinta de la Moneda de Registro, es decir, del peso colombiano, el procedimiento que corresponde utilizar es la remedición de los valores registrados en los libros de contabilidad, a los valores de la Moneda Funcional.
Si los estados financieros son preparados en la Moneda Funcional y esta es distinta al peso colombiano, las decisiones del máximo órgano social, como el reparto de utilidades a título de dividendos, entre otras, pueden ser tomadas con base en los mismos, con las consideraciones a que haya lugar en caso de que el pago se pacte en una moneda diferente al peso colombiano. En todo caso, para el pago se tendrá en cuenta el riesgo cambiario que se puede presentar por la conversión de la moneda.
Si se pacta el pago del dividendo en una moneda distinta del peso colombiano es recomendable determinar de manera precisa las condiciones particulares del pago como, por ejemplo, la tasa representativa del mercado (TRM) aplicable.
La decisión de distribuir el dividendo, adoptada con base en información presentada en la Moneda Funcional diferente al peso colombiano, exigirá la máxima diligencia por parte de los administradores como se advierte a continuación. De una parte, deberán verificar que el pago en moneda extranjera esté de acuerdo con las disposiciones en materia de régimen cambiario expedidas por el Banco de la República.
De otro lado, será también responsabilidad del administrador tomar las medidas necesarias para conjurar cualquier riesgo en que pueda incurrir la Entidad Empresarial por la diferencia en cambio al momento del desembolso.
Si los estados financieros son preparados en la Moneda Funcional y esta es distinta al peso colombiano, las decisiones del máximo órgano social, como el reparto de utilidades a título de dividendos, entre otras, pueden ser tomadas con base en los mismos, con las consideraciones a que haya lugar en caso de que el pago se pacte en una moneda diferente al peso colombiano. En todo caso, para el pago se tendrá en cuenta el riesgo cambiario que se puede presentar por la conversión de la moneda.
Si se pacta el pago del dividendo en una moneda distinta del peso colombiano es recomendable determinar de manera precisa las condiciones particulares del pago como, por ejemplo, la tasa representativa del mercado (TRM) aplicable.
La decisión de distribuir el dividendo, adoptada con base en información presentada en la Moneda Funcional diferente al peso colombiano, exigirá la máxima diligencia por parte de los administradores como se advierte a continuación. De una parte, deberán verificar que el pago en moneda extranjera esté de acuerdo con las disposiciones en materia de régimen cambiario expedidas por el Banco de la República.
De otro lado, será también responsabilidad del administrador tomar las medidas necesarias para conjurar cualquier riesgo en que pueda incurrir la Entidad Empresarial por la diferencia en cambio al momento del desembolso.
1.11.2. Moneda Funcional distinta a la Moneda de Presentación
La Moneda Funcional puede coincidir o ser distinta a la Moneda de Presentación.
En caso de que sea diferente, la entidad debe efectuar el procedimiento de conversión de estados financieros establecido en los marcos normativos vigentes.
En caso de que sea diferente, la entidad debe efectuar el procedimiento de conversión de estados financieros establecido en los marcos normativos vigentes.
1.11.3. Moneda Funcional igual a la Moneda de Registro
Si la Moneda Funcional es la misma Moneda de Registro, los datos de los estados financieros deben tomarse directa y fielmente de los libros de contabilidad, sin que proceda el proceso de conversión.
En este caso, si la información financiera es presentada a la Superintendencia de Sociedades, en adelante la “Superintendencia”, los estados financieros deben obtener sus valores de manera directa y fiel de los libros de contabilidad que se llevan en la Moneda de Registro, en pesos colombianos, a nivel de registro, transaccionalmente y sin que dé lugar a registros de diferencias por conversión.
En este caso, si la información financiera es presentada a la Superintendencia de Sociedades, en adelante la “Superintendencia”, los estados financieros deben obtener sus valores de manera directa y fiel de los libros de contabilidad que se llevan en la Moneda de Registro, en pesos colombianos, a nivel de registro, transaccionalmente y sin que dé lugar a registros de diferencias por conversión.
1.12. Plan contable
La adecuada clasificación de los hechos económicos bajo los marcos de información financiera vigentes supone el establecimiento de un plan de cuentas previamente elaborado (denominación de cuentas, subcuentas y rubros auxiliares), ajustado a los marcos técnicos para efectuar los registros que involucren la incorporación de partidas, baja en cuentas, reclasificaciones, ajustes y demás reconocimientos.
Esto se deberá hacer bajo la consideración de todas las características con las que debe contar el mismo, como lo son, entre otras: la sistematicidad en el ordenamiento, lo que implica la elección previa de un criterio para su organización; la flexibilidad suficiente que permita el reconocimiento de las operaciones y transacciones de acuerdo con la evolución y modelo de negocio; la homogeneidad en los agrupamientos de las cuentas; y la claridad en la terminología utilizada para evitar la realización de imputaciones contables erróneas.
En este contexto, para efectos del reporte de información a la Superintendencia, las Entidades Empresariales supervisadas presentan la información financiera con el sistema de reporte XBRL, en las taxonomías previstas para ello.
Esto se deberá hacer bajo la consideración de todas las características con las que debe contar el mismo, como lo son, entre otras: la sistematicidad en el ordenamiento, lo que implica la elección previa de un criterio para su organización; la flexibilidad suficiente que permita el reconocimiento de las operaciones y transacciones de acuerdo con la evolución y modelo de negocio; la homogeneidad en los agrupamientos de las cuentas; y la claridad en la terminología utilizada para evitar la realización de imputaciones contables erróneas.
En este contexto, para efectos del reporte de información a la Superintendencia, las Entidades Empresariales supervisadas presentan la información financiera con el sistema de reporte XBRL, en las taxonomías previstas para ello.
