Capítulo III Reuniones del máximo órgano social y de la junta directiva - Nuestra Entidad
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Para complementar el conocimiento sobre este tema se pueden revisar las siguientes normas:
Artículo 181, 422 y 423 del Código de Comercio. |
Para efectos del presente capítulo, se hará referencia a la Sociedad por Acciones Simplificadas como S.A.S.
i) por derecho propio,
ii) de segunda convocatoria y
iii) universales.
Se encuentran previstas en la ley y deben efectuarse el primer día hábil del mes de abril a las 10:00 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad cuando por cualquier circunstancia no se haya convocado a la reunión ordinaria del máximo órgano social. Estas condiciones no son susceptibles de ser modificadas por acuerdo privado.
A este tipo de reuniones, les son aplicables las siguientes reglas:
a. Se entiende que no hay convocatoria cuando ésta no se haya efectuado o cuando la citación se haya realizado con omisión de alguno de los requisitos en cuanto a medio, antelación o persona facultada para realizarla.
b. En las sociedades que no tengan oficinas de administración en la sede de su domicilio principal, no podrá realizarse este tipo de reuniones por cuanto no se cumple con el requisito que sobre el particular exige el artículo 422 de Código de Comercio. Si los administradores de la sociedad prohíben la entrada a las oficinas de administración, la reunión deberá celebrarse en la puerta de acceso, puesto que no es posible cambiar el lugar señalado por la ley para la celebración de la reunión por derecho propio.
c. Si en las oficinas de administración de la sociedad se labora habitualmente los días sábados, éstos se consideran hábiles para efectos de la reunión, salvo que, de manera excepcional, algunos de éstos no lo sean.
d. Siempre que proceda la celebración de la reunión por derecho propio, surge para los asociados la posibilidad de ejercer el derecho de inspección, en las condiciones consagradas por la ley.
e. En las reuniones por derecho propio se puede deliberar con cualquier número plural de asociados sin importar el número de acciones o cuotas sociales representadas. Las decisiones podrán tomarse con el voto favorable de por lo menos la mitad más una de tales acciones o cuotas sociales representadas, a no ser que se trate de decisiones para las cuales la ley o los estatutos exijan una mayoría especial, caso en el cual deberán tomarse con dicha mayoría.
f. En las S.A.S., el quórum para las reuniones por derecho propio, se podrá conformar con un número de accionistas que no tiene que ser plural y cualquiera sea la cantidad de acciones que represente.
Ocurren cuando a pesar de haberse efectuado la convocatoria en debida forma, la reunión convocada, ordinaria o extraordinaria no puede celebrarse por falta de quórum.
Dicha modalidad de reunión tiene los siguientes requisitos:
a. Que la reunión ordinaria o extraordinaria, debidamente convocada, no se haya llevado a cabo por falta de quórum.
b. Que se convoque a la nueva reunión. En este sentido es preciso tener en cuenta que cuando para la primera reunión ordinaria se haya citado con la antelación debida para ejercer el derecho de inspección, no será necesario volver a citar con la misma antelación, debido a que el derecho de inspección ya se concedió para la primera reunión.
c. Que se realice no antes de diez días hábiles ni después de treinta días hábiles, contados desde la fecha fijada para la primera reunión.
d. Que exista pluralidad de asociados para decidir, cualquiera que sea la cantidad de partes de interés, cuotas o acciones representadas, siempre y cuando se respeten las mayorías especiales determinadas en la ley o en los estatutos, sin perjuicio de las normas especiales existentes para los emisores de valores. Así, por ejemplo, si se trata de una sociedad de responsabilidad limitada y asisten a la reunión un número plural de socios que representan el 60% de la totalidad de las cuotas en que se divide el capital social, no podrán aprobar una reforma estatutaria porque para ello se requiere de un porcentaje no inferior al 70% del total del capital social, pero en ningún caso, de las cuotas representadas en la reunión.
e. En la S.A.S., debe tenerse en cuenta que en la primera convocatoria para una reunión de la asamblea de accionistas podrá incluirse igualmente la fecha en que habrá de realizarse una reunión de segunda convocatoria en caso de no haberse llevado a cabo la primera reunión por falta de quórum.
El quórum en este tipo social para las reuniones de segunda convocatoria, se podrá conformar con un número de accionistas que no tiene que ser plural y cualquiera sea la cantidad de acciones que represente.
Igualmente, en la S.A.S., los accionistas podrán renunciar a su derecho a ser convocados, así como al derecho de inspección, por comunicación escrita enviada al representante legal antes, durante o después de la sesión correspondiente. La renuncia al derecho a ser convocados también puede efectuarse con la asistencia a la reunión respectiva, salvo que antes de la iniciación de la reunión, expresen su inconformidad con la ausencia de convocatoria.
Pueden realizarse cualquier día y en cualquier lugar dentro o fuera del domicilio social, siempre que se encuentren reunidos la totalidad de asociados y no requieren convocatoria. Bajo el criterio de esta superintendencia, se entiende el domicilio como la ciudad o municipio en donde se encuentra matriculada la sociedad.
Habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva, cuando por cualquier medio, todos los socios o accionistas o miembros de junta directiva que asisten a la reunión, según sea el caso, puedan tomar decisiones por comunicación sucesiva o simultánea y siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente, conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995. (Ver numeral 3.26.4. del presente capítulo)
Para la toma de decisiones por mecanismos electrónicos prevista en el artículo 20 de la Ley 222 de 1995; no es necesaria la existencia de convocatoria, por cuanto se exige que todos los miembros del órgano colegiado expresen el sentido de su voto. (ver numeral 3.28. del presente capítulo)
En la S.A.S. también se podrá realizar reuniones por comunicación simultánea o sucesiva. En caso de no establecerse mecanismos estatutarios para la realización de reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y para la adopción de decisiones por consentimiento escrito, se seguirán las reglas previstas en los artículos 19 a 21 de la Ley 222 de 1995.
Son aquellas en las que, conforme se determine en la convocatoria, algunos de sus participantes asisten físicamente (presencialmente) y otros virtualmente (no presencialmente).
Únicamente pueden convocar a las reuniones de la asamblea general de accionistas o de la junta de socios, las personas legalmente facultadas para ello. Es decir, los administradores, el revisor fiscal o la Superintendencia de Sociedades, en este último caso, cuando le sea solicitado en ejercicio de las medidas administrativas previstas en el artículo 87 de la Ley 222 de 1995.
En el último caso, los principales llamados a convocar al máximo órgano social son los órganos internos de administración y el de control de la sociedad y, de manera subsidiaria, podría suplir ese rol el supervisor natural, sin perjuicio de las posibles sanciones que se deriven para aquellos que, teniendo el deber, no ejercen sus funciones adecuadamente.
Conforme a lo anterior, por regla general los socios no pueden convocar directamente, salvo que se trate de lo previsto para decidir sobre la acción social de responsabilidad. En el caso de la S.A.S., los accionistas sí pueden convocar directamente si así lo contemplan los estatutos.
Para las reuniones en las que hayan de aprobarse estados financieros de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con 15 días hábiles de anticipación. En los demás casos, bastará con una antelación de 5 días comunes.
En las sociedades por acciones simplificadas, las reuniones podrán ser convocadas cuando menos con 5 días de antelación, incluidas aquellas en las que han de aprobarse estados financieros de fin de ejercicio.
Los días de antelación para la convocatoria se contarán desde el día siguiente a la fecha en que ésta se efectúe, hasta la medianoche del día anterior a la reunión; de modo que para establecer la antelación no se tendrán en cuenta ni el día de la convocatoria, ni el de la reunión. Si en las oficinas donde funciona la administración de la sociedad opera de manera ordinaria los días sábados, se tendrán como hábiles para tal fin. De modo contrario, los domingos y festivos no serán computables en ningún caso
El contenido de la convocatoria es el que se especifica en el numeral 3.4. del presente capítulo.
3.4.1. Nombre de la sociedad.
3.4.2. Órgano que convoca.
3.4.3. Fecha de la reunión.
3.4.4. Hora de la reunión.
3.4.5. Ciudad.
3.4.6. Indicar si la reunión es presencial, no presencial o mixta. Si la reunión es presencial, la reunión del máximo órgano social debe realizarse en el domicilio principal de la sociedad (salvo los casos de reuniones universales) y se indicará la dirección completa que permita individualizar plenamente el lugar donde se llevará a cabo la reunión. Para la S.A.S., se aclara que la asamblea de accionistas podrá reunirse en el domicilio principal o fuera de él, aunque no esté presente un quórum universal, siempre y cuando se cumplan los requisitos de quórum y convocatoria previstos en los artículos 20 y 22 de la Ley 1258 de 2008.
3.4.7. Para las reuniones no presenciales y mixtas, será necesario advertir sobre el medio utilizado para el desarrollo de la reunión (plataforma tecnológica, línea telefónica, entre otras), el procedimiento para la verificación de la identidad de los participantes y la forma en la que se dará el uso de la palabra.
3.4.8. Orden del día, cuando se trate de reuniones extraordinarias o en las ordinarias o extraordinarias de la S.A.S.
3.4.9. En los casos de fusión, escisión, transformación o cancelación de la inscripción en el registro nacional de valores o en bolsa de valores, debe hacerse expresa mención de la posibilidad que tienen los socios de ejercer el derecho de retiro. (Ver capítulo VI de la presente circular.)
3.4.10. En el caso de las sociedades anónimas inscritas en el registro nacional de valores o en bolsa de valores, para el aumento del capital autorizado o disminución del suscrito, debe hacerse expresa mención en el orden del día de la convocatoria.
3.4.11. Cuando se trate de aprobar estados financieros, se sugiere indicar a los asociados que tienen a su disposición todos los documentos para el ejercicio del derecho de inspección. (Ver el Título III, numerales 3.6. al 3.12. del presente capítulo).
3.4.12. Las previsiones legales en materia de convocatoria para la S.A.S., son de carácter supletivo, por lo que los asociados podrán pactar en los estatutos reglas diferentes sobre medio y personas facultadas para convocar. En caso de la antelación para convocar, podrán pactarse reglas superiores.
También en este tipo social, los accionistas podrán renunciar a su derecho a ser convocados a una reunión determinada de la asamblea, mediante comunicación escrita enviada al representante legal de la sociedad antes, durante o después de la sesión correspondiente. Igualmente, si no hubieren sido convocados a la asamblea, se entenderá que los accionistas que asistan a la reunión correspondiente han renunciado al derecho a ser convocados, a menos que manifiesten su inconformidad con la falta de convocatoria antes de que la reunión se lleve a cabo.
La Superintendencia de Sociedades podrá solicitar una copia de la convocatoria cuando lo estime pertinente, para verificar el cumplimiento de las normas.
Se deberán acreditar la totalidad de los siguientes requisitos:
a. Que el máximo órgano social no se hubiere reunido en las oportunidades señaladas por la ley o por los estatutos.
b. Que la solicitud sea elevada por uno o más asociados representantes de no menos del diez por ciento del capital social o alguno de sus administradores.
c. Que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior la sociedad registre activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes o ingresos iguales o superiores a tres mil (3.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
La solicitud ante la Superintendencia de Sociedades procederá en cualquiera de los siguientes casos:
a. Cuando la sociedad no se hubiere reunido en las oportunidades señaladas por la ley o por los estatutos.
b. Cuando se hubieren cometido irregularidades graves en la administración que deban ser conocidas o subsanadas por la asamblea; y
c. Por solicitud del número plural de accionistas determinado en los estatutos y a falta de esta fijación, por el que represente no menos de la quinta parte de las acciones suscritas.
La orden de convocar la asamblea será cumplida por el representante legal o por el revisor fiscal.
El derecho de inspección es tal vez uno de los principales instrumentos con que cuentan los asociados, en especial los que no están involucrados en la administración de la sociedad, para acceder a información relacionada con su inversión. Desde ese punto de vista se trata de un importante derecho cuyo ejercicio debe ser respetado no solo por los administradores, quienes además deben buscar mecanismos prácticos que verdaderamente faciliten su ejercicio, sino también por los demás socios, ya que consiste en uno de los principales instrumentos que permiten el control de las inversiones en las sociedades de capital cerrado.
A continuación, se destacan algunos aspectos básicos sobre su contenido, su ejercicio y las implicaciones de no respetarlo por parte de administradores o revisores fiscales. Es importante señalar que los mismos asociados, sea al momento de la constitución de la sociedad o en etapas posteriores, pueden establecer algunas reglas que busquen garantizar un ejercicio práctico y efectivo de este derecho de información a los socios, sin que por ello se afecten las labores de administración de los demás funcionarios de la sociedad.
El derecho de inspección es una prerrogativa individual inherente a la calidad de asociado consistente en la facultad que tienen de examinar, directamente o mediante persona autorizada para el efecto, los libros y papeles de la sociedad en la cual realizaron sus aportes, con el fin de enterarse de su situación administrativa, financiera, contable y jurídica.
Este derecho, de manera correlativa, implica la obligación de los administradores de permitir el examen de la referida información, en los términos y condiciones que exigen tanto las normas contables, como las normas propias del ordenamiento societario y los estatutos sociales de cada sociedad.
Los asociados podrán ejercer este derecho por conducto de un representante debidamente facultado o asistir acompañado de un profesional con el conocimiento técnico para examinar los papeles de la sociedad. En este caso el asociado será responsable del uso indebido que de la información llegue a hacer ese tercero.
En las reuniones de carácter universal sin previa convocatoria en las que se consideren estados financieros de fin de ejercicio, hay renuncia tácita del ejercicio del derecho de inspección sobre los libros y documentos sociales, en el entendido que la asistencia espontánea de la totalidad de los asociados, con la intención de conformar el máximo órgano social y aprobar los estados financieros, permite prescindir de la antelación para ese efecto.
No ocurre lo mismo en las reuniones por derecho propio, en las que el presupuesto para su procedencia es la indebida convocatoria o la falta de ella, evento en el cual, los asociados están habilitados para ejercer el derecho de inspección según el tipo societario, sin que sea necesario dar un nuevo término para su ejercicio. (Ver numeral 3.2.3.)
Dependiendo del tipo societario, existen limitaciones temporales para ejercer el derecho de inspección.
La oportunidad para ejercer el derecho de inspección varía dependiendo del tipo societario, tal y como se indica a continuación:
Respecto del lugar para el ejercicio del derecho de inspección éste será ejercido en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad, independientemente del tipo societario de que se trate. No obstante, los administradores podrán disponer que se ejerza mediante el uso de repositorios de información digital u otros instrumentos tecnológicos que salvaguarden la reserva de la información. En todo caso, sin importar el medio a través del cual se tenga acceso a la información, los asociados son responsables de su uso adecuado y de los perjuicios que le pueda causar a la sociedad y del acceso a la misma por parte de quienes no tengan derecho a ello. (Ver numeral 3.8. del presente capítulo)
Si por alguna razón el asociado se ve impedido para ejercer su derecho de inspección o surge una controversia en relación con éste, de conformidad con el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, tal circunstancia deberá ser puesta en conocimiento de la entidad que ejerza inspección y vigilancia o control de la sociedad, para que adopte las medidas a que hubiere lugar.
El ejercicio del derecho de inspección no podrá atentar contra la buena marcha de la sociedad, por lo que si bien, por ejemplo, la asistencia diaria del asociado a ejercer su derecho estaría amparada por el hecho de que la ley determina que en algunos tipos societarios se puede hacer en cualquier tiempo, tal conducta podría afectar el funcionamiento de la administración y podría constituir un exceso en el ejercicio del referido derecho.
El derecho de inspección se circunscribe a aquellos asuntos y documentos que tengan relación directa con las materias o asuntos propios de la reunión ordinaria del máximo órgano social y siempre que no se trate de documentos que versen sobre secretos industriales o información que de ser divulgada pueda ser utilizada en detrimento de la sociedad.
Al respecto, la Comunidad Andina - CAN - ha definido el secreto empresarial, como cualquier información no divulgada que una persona natural o jurídica legítimamente posea, que pueda usarse en alguna actividad productiva, industrial o comercial y que sea susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida que dicha información cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 260 de la Decisión 486 de 2000.
Lo anterior cobra relevancia en los eventos en que los accionistas de una sociedad tengan a su vez la calidad de competidores, por lo que dependiendo del caso habrá que revisar si existen razones válidas y suficientes para restringir el acceso a cierta información por pertenecer éstos a un mismo sector productivo y/o mercado, resultando evidente la posibilidad de competencia entre los mismos y, por tanto, de que la información que conozcan en ejercicio del derecho de inspección sea utilizada en detrimento de la sociedad sobre la que se ejerce la inspección, y en beneficio de los accionistas competidores, en cuyo caso resultaría razonable imponer la restricción de acceso a determinada información de relevancia comercial y que de darse a conocer a terceros puede perjudicar los intereses de la sociedad y sus asociados.
En materia de reserva documental, los asociados podrán examinar libros y papeles del comerciante, con la obligación de mantener en confidencialidad la información que tenga carácter reservado. No es posible solicitar que se ponga a disposición de los accionistas documentos distintos de los señalados en las normas comerciales.
En materia de protección de datos personales, conforme a lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, los datos personales podrán suministrarse a terceros autorizados por el Titular o por la Ley, lo anterior significa que respecto de asuntos tales como el salario o remuneración que reciben los administradores de una sociedad, el legislador ha incluido a los asociados como sujetos autorizados para conocer, en ejercicio del derecho de inspección, la información detallada e individualizada sobre su remuneración con cargo al patrimonio social.
Respecto de operaciones específicas que se realicen en el marco del giro ordinario de los negocios de la sociedad, bastará con que los asociados sean informados adecuadamente sobre la gestión de la administración y el aspecto económico de la sociedad y tengan el conocimiento suficiente para poder participar activamente en la reunión del máximo órgano social en lo que a esos temas se refiera. El objetivo es que los asociados puedan documentarse suficiente y adecuadamente de forma que esto permita una activa participación y un ejercicio informado de derechos políticos en la asamblea general de accionistas.
Libros de contabilidad con los comprobantes y documentos que justifiquen los asientos consignados en los mismos;
La correspondencia que la sociedad dirija y la que reciba que esté relacionada con los negocios sociales, toda vez que forma parte de los papeles del comerciante;
El libro de registro de socios y de accionistas (o de acciones);
Los estados financieros de fin de ejercicio y los demás documentos que la junta directiva o el representante legal presentan al máximo órgano social, así como los enunciados en el artículo 446 del Código de Comercio:
Conforme numeral 4° del artículo 446 mencionado, el representante legal debe presentar una evaluación de su gestión y la recomendación sobre las medidas que al máximo órgano social le correspondería adoptar. Este escrito, que debe preparar el representante legal, es diferente del informe de gestión establecido en artículo 47 de la Ley 222 de 1995, el cual corresponde a aquél en el cual se indican los acontecimientos acaecidos después del ejercicio, la evolución previsible de la sociedad y las operaciones celebradas con los socios y administradores. Adicionalmente, se deberá tener en cuenta si por la existencia de disposiciones especiales, sea necesario preparar otro tipo de informes al máximo órgano social, como por ejemplo ocurre frente a las Sociedades de Beneficio e Interés Colectivo.
El legislador ha señalado de manera taxativa cuáles son los documentos que deben ser puestos a disposición para ser examinados en el marco del derecho de inspección en las sociedades por acciones. De conformidad con lo anterior, no todos los documentos vinculados con las operaciones y negocios deben ponerse a disposición de los accionistas de una sociedad anónima, sino los referidos en este numeral y teniendo en cuenta el alcance general definido en el numeral anterior.
Atendiendo lo anterior, para efectos del derecho de inspección, previo a la reunión ordinaria del máximo órgano social, no es posible solicitar que se ponga a disposición de los accionistas documentos distintos de los señalados en los artículos 379 y 446 del Código de Comercio, tales como contrato comerciales, laborales, presupuestos de la compañía, entre otros; por cuanto la ley no previó dicha posibilidad.
Conforme a las reglas expresadas en el numeral 3.7., del presente capítulo, en las sociedades colectivas, en comandita y limitadas, los asociados tienen derecho a examinar en cualquier tiempo, por sí o por medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y, en general, todos los documentos de la sociedad, sin perjuicio de la excepción contenida en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995 respecto de los documentos que versan sobre secretos industriales o información que de ser divulgada pueda ser utilizada en detrimento de la sociedad.
El informe de la Junta Directiva señalado en el numeral 3° del artículo 446 del Código de Comercio, para que sea completo, deberá describir los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio, la evolución previsible de la sociedad, las operaciones celebradas con socios y administradores, así como los documentos previstos en las normas que se enumeran a continuación:
Detalle de los egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquiera otra clase de remuneraciones que hubiere percibido cada uno de los directivos de la sociedad.
La información correspondiente a los egresos debe ser detallada, es decir, no sólo deben discriminarse los diferentes conceptos que constituyen la remuneración de los directivos, sino que dicha remuneración debe ser informada respecto de cada uno de ellos, individualmente considerados
Las erogaciones por los mismos conceptos indicados en el literal anterior, que se hubieren hecho en favor de asesores o gestores vinculados o no a la sociedad mediante contrato de trabajo, cuando la principal función que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas, o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales tramitaciones.
Se resalta que se deben informar los pagos por concepto de salarios y honorarios a asesores o gestores, cuando la principal función que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas, o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales actividades. Este numeral no resulta aplicable respecto de asesorías que no tengan la mencionada finalidad.
Los gastos de propaganda y de relaciones públicas, discriminados unos y otros.
Los dineros u otros bienes que la sociedad tenga en el exterior y las obligaciones en moneda extranjera.
La inspección apunta a verificar el contenido de los documentos sin que tengan derecho a pedir copias, por lo que el hecho de que la administración de la sociedad se niegue a suministrarlas a los socios no configura violación alguna del citado derecho; no obstante, la Junta de Socios o la Asamblea General de Accionistas, podrá determinar la viabilidad de conceder cierta libertad a favor de los asociados, para que al examinar los distintos papeles de la empresa en el ejercicio del derecho de inspección, se les permita sacar directamente o solicitar a la administración las copias que a bien tengan.
Cuando se tengan repositorios de información digital con ocasión de reuniones virtuales o mixtas, no podrán los asociados o sus representantes, reproducir su contenido, salvo autorización expresa del administrador de la sociedad y se reitera que incluso en estos casos se mantiene el deber de preservar la reserva de esa información.
Así mismo, como se trata de una labor de fiscalización con finalidades puramente informativas, los socios no están facultados para hacer anotaciones de ninguna clase sobre los documentos facilitados ni para conocer y mucho menos difundir la información amparada con reserva documental, como los secretos técnicos, industriales, empresariales o de política comercial ni entorpecer la marcha administrativa de la gerencia.
A su vez, respecto del alcance del derecho de inspección, es preciso tener en cuenta que este derecho apunta a verificar el contenido de los documentos sin que se tenga derecho a pedir copias ni a realizar anotaciones, enmendaduras o comentarios sobre los documentos que se colocan a disposición. En consecuencia, la administración de la sociedad podría negarse a suministrar copias y, a su vez, podría impedir la realización de las referidas anotaciones sobre los documentos objeto de inspección, sin que esto constituya una violación al ejercicio del derecho de inspección.
Sin embargo, teniendo en cuenta que de manera particular la normatividad no prohíbe tomar notas en otro documento2 distinto de los que son objeto de análisis, a juicio de esta Superintendencia, tal conducta resultaría viable, desde luego sin perjuicio de la responsabilidad del asociado por el uso indebido de la información que haga tanto el mismo como el tercero en quien delegue o acompañe el ejercicio del derecho de inspección. Lo anterior, no podría ser de otra forma por cuanto en un ejercicio de verificación, análisis e inspección de documentación societaria, es apenas lógico que el asociado tome notas que le permitan enterarse y estudiar la situación administrativa, financiera, contable y jurídica de la compañía para, por ejemplo, formular preguntas en la respectiva asamblea de accionistas y en general, para obtener la ilustración suficiente para participar de las deliberaciones y ejercer el derecho al voto en las reuniones del máximo órgano social.
Uno de los deberes de los administradores, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 23, numeral 6° de la Ley 222 de 1995, consiste en “dar trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del derecho de inspección de todos ellos”.
El administrador que impida el ejercicio del derecho de inspección y el revisor fiscal que conociendo de su incumplimiento se abstuviere de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción. La medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en subsidio, por la superintendencia que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente.
Así mismo, las controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección podrán ser resueltas por la Superintendencia respecto de sus supervisadas y en caso de que considere que hay lugar al suministro de información, impartirá la orden respectiva.
Los asociados que consideren que se les ha negado el ejercicio legítimo de su derecho de inspección deberán dejar las constancias que consideren necesarias, de forma que la Superintendencia pueda verificar de mejor manera los supuestos de una posible infracción.
Pueden asistir a la reunión y ejercer su derecho de voz y voto, los accionistas inscritos en el libro de registro de accionistas.
En las sociedades por cuotas o partes de interés la inscripción en el libro de registro de socios no determina su condición de tal y por tanto podrán asistir a la reunión quienes se encuentren inscritos como socios en el registro mercantil.
Los asociados que se encuentren en las siguientes condiciones, no tienen derecho a participar en las reuniones:
Cuando el accionista se encuentre en mora en el pago de las acciones que haya suscrito, sin perjuicio de que pueda participar y votar con relación a las acciones que haya pagado.
Cuando las cuotas o acciones hayan sido entregadas en usufructo, salvo que el nudo propietario expresamente se haya reservado el ejercicio de los derechos políticos.
El titular de las acciones embargadas conserva los derechos políticos, es decir, puede deliberar y votar en las reuniones del máximo órgano social.
Por regla general, cada accionista debe votar con todas sus acciones en un mismo sentido, en las decisiones que se adopten al interior del máximo órgano social de manera directa o por intermedio de su representante.
Se exceptúa de esta regla a la S.A.S., donde los accionistas en los estatutos podrán expresar los derechos de votación para cada clase de acción, con indicación expresa sobre la singularidad o pluralidad si a ello hubiere lugar. Cuando se trate de la elección de juntas directivas o de otros cuerpos colegiados, los accionistas podrán fraccionar su voto, siempre y cuando los estatutos así lo prevean, de lo contrario, se deberá acudir al sistema de cociente electoral y, por ende, el voto no podrá ser fraccionado.
De manera excepcional, cuando medie la desmembración del derecho de dominio, es decir que una acción pertenezca a varias personas como consecuencia de prendas, usufructos, anticresis, o frente a la transferencia de acciones a título de fiducia mercantil, el titular puede votar con algunas de las acciones en un mismo sentido y los titulares del derecho de voto de sus restantes acciones podrían votar respecto de alguna o algunas de ellas en sentido distinto.
Si una misma persona tiene el encargo de apoderar a varios accionistas, podrá expresar de manera diversa el sentido del voto de cada uno de ellos, puesto que las acciones que representa corresponden a tantas voluntades como accionistas represente. Tal apoderado, entonces, podrá expresarse en tantos sentidos cuantas sean las voluntades que se encuentre representando.
Constar por escrito.
Indicar expresamente el nombre de la persona a la cual se otorga el poder y, si se concede la facultad de sustituir, el nombre del posible sustituto.
Por lo tanto, no se puede recibir de los asociados poderes para las reuniones de asamblea donde no aparezca plenamente identificado el nombre del respectivo apoderado, ni dejar espacios en blanco para que terceros determinen dicho representante.
La fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere el poder, salvo que se trate de poder general conferido por escritura pública. (es el único caso en que esa formalidad es obligatoria).
Los poderes otorgados en el exterior no requerirán formalidades adicionales.
Es posible otorgar poderes a personas jurídicas, caso en el cual podrá actuar el representante legal de la persona jurídica, según conste en el respectivo certificado de existencia y representación legal emitido por la Cámara de Comercio.
La regla general para todos los tipos societarios es que, salvo los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad no pueden representar acciones o cuotas distintas de las propias en las reuniones de la asamblea o junta de socios, mientras estén en ejercicio de sus cargos. En las Sociedades por Acciones Simplificadas no resultaría aplicable esta situación salvo que en sus estatutos se haya pactado expresamente.
Dicha representación legal hace referencia tanto al cargo de representante legal de una persona jurídica, como a los representantes de personas naturales, bien sea en calidad de tutor, curador o ejercicio de la patria potestad (e.g. padres que representan a sus hijos menores de edad). Debe tenerse en cuenta que el suplente que no ha actuado como principal no se encuentra inhabilitado.
Los asociados pueden hacerse representar en las reuniones de la Junta de Socios o Asamblea de Accionistas mediante poder otorgado por escrito en los términos anotados; sin embargo, una vez asumen la función de administradores o empleados, se encuentran sujetos a las prohibiciones previstas en el artículo 185 del Código del Comercio. En consecuencia, los asociados que ostentan la calidad de administradores, no pueden votar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni las de la liquidación, ni mucho menos lo podrían hacer a través de delegados o mandatarios, en razón de la perentoria prohibición prevista en el artículo 185 del Código de Comercio.
Para complementar el conocimiento sobre este tema se pueden revisar las siguientes normas:
-Artículo 185 del Código de Comercion.
-Artículo 38 de la Ley 1258 de 2008.
Cuando el asociado asista con su apoderado o representante a la reunión del máximo órgano social, deberá tener en cuenta los siguientes lineamientos:
El asociado y el apoderado no podrán participar de forma simultánea en la misma reunión ni, mucho menos, deliberar o decidir conjuntamente en ellas. Ello no obsta para que se le permita al asociado ser asistido por su apoderado como asesor suyo, pero sin voz ni voto.
Es posible que la totalidad de los asociados decida otorgar poder a una sola persona.
Los asociados podrán suscribir acuerdos entre ellos en orden a que determinada persona actúe como su representante en las reuniones del máximo órgano social. La representación puede encontrarse deferida a cualquier persona natural o jurídica, tenga o no ésta la calidad de accionista.
La representación de las cuotas o acciones que hagan parte de una sucesión ilíquida corresponde a las siguientes personas según el caso:
a. Cuando hay un albacea (aquel a quien el testador da el cargo de hacer ejecutar sus disposiciones) con tenencia de bienes, corresponde a él la representación.
b. Siendo varios los albaceas, debe designarse un solo representante, salvo que uno de ellos haya sido autorizado por el juez o el funcionario competente para el efecto.
c. Si no hay albacea o éste no acepta el encargo, corresponderá la representación a la persona que por mayoría de votos designen los sucesores reconocidos en el juicio o el respectivo trámite sucesoral.
d. Cuando quiera que no se pueda elegir al administrador de la manera anteriormente señalada, se otorgará a cada uno de los comuneros la facultad de acudir al juez para que los convoque a una reunión de comuneros determinando expresamente la fecha, hora y lugar de la reunión y así, bajo su presencia, efectuar el nombramiento del representante, en cuyo caso podrá hacerse por cualquier número de sucesores que concurra. En el evento que no se logre el referido nombramiento, este corresponderá al juez, en concordancia con lo previsto en el inciso 2° del artículo 378 del Código de Comercio.
e. Los actos de administración y conservación o custodia realizados por los legitimarios no reconocidos como herederos, no les confiere la representación de la herencia ni la facultad de elegir, por mayoría de votos, a la persona que represente las acciones de la sucesión.
f. En el evento que no existan sucesores reconocidos, la representación le corresponderá al curador de la herencia yacente (periodo que va entre la apertura de la sucesión tras el fallecimiento del causante y la aceptación de la herencia por los herederos). Será necesario promover ante el juez la declaratoria de la herencia yacente y la designación del curador que la represente.
En toda reunión del máximo órgano social deberá elegirse presidente y secretario.
El presidente de la reunión o el representante legal, deberá verificar la calidad de asociado de los participantes y la existencia y permanencia de quórum para deliberar. Si se trata de una sociedad por acciones, se debe acudir al libro de registro de accionistas para constatar que el asociado se encuentre inscrito. Si se trata de sociedades por cuotas o partes de interés, la calidad debe constar en el respectivo certificado de existencia y representación legal.
El presidente y secretario o la comisión aprobatoria, según corresponda, serán responsables del contenido y veracidad del acta correspondiente. (Ver numeral 3.26.2 del presente capítulo)
En caso de que no concurra el número de socios que integre el quórum deliberatorio o que en el curso de la reunión se pueda constatar que este se ha perdido, no podrá llevarse a cabo o continuar con la reunión, so pena de que las decisiones que allí se tomen se consideren ineficaces.
Cuando en el desarrollo de la reunión se pueda constatar que se ha perdido el quórum deliberatorio, deberá dejarse constancia de ello en el acta y el máximo órgano social podrá decidir si suspende la reunión, la termina en el estado en que se encuentre o continúa discutiendo temas bajo la advertencia de que cualquier decisión que se tome a partir de ese momento, podría estar afectada por un vicio de validez.
Cuando convocado el respectivo órgano en debida forma, no se pueda efectuar la reunión por falta de quórum, se deberá realizar una reunión de segunda convocatoria no antes de 10 ni después de 30 días hábiles, contados desde la fecha fijada para la reunión fallida en los términos legales y conforme a lo dispuesto en el numeral 3.2.4 del presente capítulo.
Sin perjuicio de la posibilidad de pactar un quórum más alto y cuando nada se haya previsto en los estatutos, se deberán tener en cuenta las siguientes reglas:
Se podrá deliberar con la mayoría numérica de los asociados cualquiera que sea su aporte.
Se podrá deliberar con la mayoría numérica de los socios gestores y con un número plural de socios comanditarios que representen por lo menos la mitad más una de las cuotas en que se divide el capital social.
Se podrá deliberar con un número plural de accionistas que represente, por lo menos, la mitad más una de las acciones suscritas, salvo que en los estatutos se pacte un quórum inferior.
Se podrá deliberar con uno o varios accionistas que representen por lo menos, la mitad más uno de las acciones suscritas.
Las deliberaciones del máximo órgano social podrán suspenderse cuando así lo apruebe un número plural de asistentes que represente al menos el 51% de las cuotas o acciones representadas en la reunión. En el mismo acto se deberá señalar el lugar, fecha y hora en que se reanudará la reunión, sin que las deliberaciones se puedan prolongar por más de tres días.
Para la limitación temporal de las deliberaciones los plazos de días señalados en la ley se entenderán hábiles y se cuentan completos, por lo tanto, si la reunión tuvo inicio el lunes a las 10 de la mañana, el primer día del plazo para continuar las deliberaciones será el martes a las 10 de la mañana, el segundo día el miércoles a la misma hora y el tercer día el jueves a las 10 de la mañana, hora y día en que la reunión debe finalizar. Naturalmente, si para la reanudación se encuentran representadas la totalidad de las acciones suscritas no existe límite a la duración de las deliberaciones.
Para la reanudación no serán necesarias nuevas convocatorias y podrán asistir quienes no se encontraban en la deliberación inicial.
La regla general es que la toma de decisiones del máximo órgano social requiere del voto favorable de la mayoría de las partes de interés, cuotas o acciones presentes en una reunión en la que se haya alcanzado el quórum correspondiente. Dicho esto, a continuación, se compilan las siguientes reglas sobre mayorías especiales, según el tipo societario:
Cada asociado tendrá derecho a un voto. Debido al carácter cerrado de este tipo de sociedades, las siguientes son las decisiones que requieren voto unánime de los asociados:
a. La transferencia de partes de interés.
b. El ingreso de nuevos socios.
c. La enajenación de la totalidad o de la mayor parte de los activos sociales.
d. Las reformas estatutarias.
e. Las que estatutariamente establezcan unanimidad para su aprobación.
Salvo que se diga lo contrario en los estatutos, las demás decisiones se aprobarán por mayoría absoluta de los asociados.
Cada gestor tendrá un voto en las decisiones de la junta de socios. Los votos de los comanditarios se computarán conforme al número de cuotas sociales de las que cada uno sea titular.
Las decisiones que requieren mayoría especial son:
a. Las decisiones relativas a la administración de la sociedad corresponden a los gestores quienes podrán tomarlas en la forma prevista en los estatutos.
b. La cesión de partes de interés de un socio gestor o colectivo requiere de la aprobación unánime de este tipo de socios; la cesión de las cuotas de un comanditario, del voto unánime de los demás comanditarios.
c. Las reformas estatutarias se aprobarán por unanimidad de los socios colectivos y por mayoría absoluta de los votos de los comanditarios y deberán elevarse a escritura pública.
Cada socio gestor tendrá un voto y los votos de los comanditarios se computarán conforme al número de acciones de cada uno de éstos.
La aprobación de reformas estatutarias, salvo estipulación en contrario, requerirá de unanimidad de los socios colectivos y mayoría de los votos de las acciones de los comanditarios.
Cada socio tendrá tantos votos cuantas cuotas posea en la sociedad. Las decisiones de la junta de socios se tomarán por un número plural de socios que represente la mayoría absoluta de las cuotas en que se halle dividido el capital social, salvo que en los estatutos se disponga de una mayoría superior.
La ley previó una mayoría especial para la toma de decisiones que impliquen reformas estatutarias, en las que se requiere el voto favorable de un número plural de asociados que represente, por lo menos, el 70% de las cuotas en que se halle dividido el capital social
Cada accionista tiene derecho a emitir tantos votos cuantas acciones posea. Las decisiones que requieren mayoría especial son:
a. Distribución de utilidades, que requiere el voto favorable de no menos del 78% de las acciones representadas en la reunión, salvo que en los estatutos se fije una mayoría decisoria superior.
b. Colocación de acciones ordinarias sin sujeción al derecho de preferencia, para lo cual se requiere el voto favorable de no menos del 70% de las acciones representadas en la reunión.
c. Pago de dividendos en acciones para lo cual se requerirá el voto de no menos del 80% de las acciones representadas en la reunión.
Para las reformas estatutarias se requiere el voto de la mayoría de las acciones presentes y/o debidamente representadas. En cualquier caso, los estatutos pueden crear mayorías especiales para la toma de decisiones.
Las determinaciones se adoptarán mediante el voto favorable de un número singular o plural de accionistas que represente cuando menos la mitad más una de las acciones presentes, salvo que en los estatutos se prevea una mayoría decisoria superior para algunas o de las decisiones, sin perjuicio de regulaciones especiales atinentes al voto singular o múltiple que descarten la aplicación de esta norma.
Para incluir o modificar las siguientes disposiciones en los estatutos sociales, es necesaria la aprobación del 100% de las acciones suscritas que componen el capital suscrito:
a. Prohibición de negociación de acciones emitidas hasta por 10 años.
b. Autorización previa de la Asamblea de Accionistas para la transferencia de acciones.
c. Previsión de causales de exclusión de accionistas.
d. Pacto arbitral o amigable composición para la resolución de conflictos societarios.
e. Transformación de la S.A.S. en cualquiera de los tipos societarios consagrados en el Código de Comercio.
Además de lo mencionado en el numeral anterior para cada tipo societario, existen otras mayorías especiales que se deben tener en cuenta:
Para distribuir por debajo del 50% las utilidades líquidas o incluso acordar la no distribución, se requiere el voto afirmativo de un número plural de asociados que represente por lo menos el 78% de las acciones, cuotas o partes de interés que se encuentren representadas en la reunión.
Cuando la suma de la reserva legal, estatutaria u ocasional excediere del 100% del capital suscrito, el porcentaje obligatorio de utilidades líquidas a repartir será del 70%, a menos que se obtenga la mayoría calificada del 78% de los votos presentes en la reunión.
En los términos del artículo 38 de la Ley 1258 de 2008, estas disposiciones han sido excluidas en la S.A.S. a menos que en los estatutos se contemple lo contrario.
Para colocar acciones sin sujeción al derecho de preferencia, se requiere el voto favorable del 70% de los votos presentes en la reunión del máximo órgano social.
Para pagar el dividendo en acciones, se requiere el voto favorable del 80% de las acciones presentes, salvo que exista situación de control, pues en este caso solo procede respecto de los accionistas que acepten recibir el dividendo en forma de acciones liberadas.
Los asociados que a su vez tengan la calidad de administradores o de empleados de la sociedad no podrán votar los estados financieros ni las cuentas de fin de ejercicio. La mayoría decisoria para la aprobación de los estados financieros, se integrará por las cuotas, o acciones de quienes tengan aptitud para votar, esto es, descontando previamente aquellas de las que sean titulares las personas inhabilitadas. Esta prohibición no aplica para las S.A.S., por disposición de la Ley 1258 de 2008.
Para elegir al revisor fiscal se requiere la mayoría absoluta de la asamblea o junta de socios. En las comanditarias por acciones, el revisor fiscal será elegido por la mayoría de votos de los comanditarios.
En las reuniones extraordinarias no es procedente la aprobación del orden del día ya que deben ocuparse del que fue propuesto en la convocatoria, sin embargo, una vez agotados los puntos a tratar podrán ocuparse de otros temas siempre que así lo decida la asamblea por mayoría de los votos presentes.
Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma o por las personas de la reunión que se designen para tal efecto y firmadas por el presidente y el secretario de la misma.
En la elaboración de las actas deben observarse las siguientes reglas
Serán numeradas cronológicamente y en forma continua, de modo que el número de la primera reunión del año lleve el número siguiente a la de la última reunión del año anterior.
Las actas deben incluir al menos, la siguiente información:
a. Número consecutivo del acta.
b. Ciudad donde se efectúa la reunión.
c. Fecha y hora en la que se realiza la reunión.
d. Fecha en que se convocó, salvo que se trate de una reunión universal.
e. Indicación de quien hizo la convocatoria y la calidad en que la efectuó.
f. Medio utilizado para convocar la reunión.
g. Lugar donde se llevó a cabo la reunión.
h. Nombre de la sociedad.
i. Verificación del quórum y lista de socios que asisten en las sociedades de personas o las acciones que están representadas en la reunión. Si concurren a través de apoderado, se indicará su nombre y si el asociado es una persona jurídica o un incapaz, se indicará en qué calidad actúa su representante.
j. El orden del día.
k. La indicación de las personas que actúen o se designen como presidente y secretario y el número de votos con que fueron elegidos.
l. Las decisiones adoptadas con el número de votos que se emitieron a favor, en contra o en blanco.
m. Las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión.
n. Las designaciones efectuadas.
o. La fecha y hora de clausura de la reunión.
p. El original del acta debe firmarse por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión o, en su defecto, por el revisor fiscal, así como por las personas comisionadas para aprobar el acta, en caso de haber sido nombrada una comisión para tal efecto.q. Los estados financieros de fin de ejercicio, sus notas y demás anexos, así como los informes del representante legal, de la junta directiva y del revisor fiscal, deben incluirse en el cuerpo del acta o como anexos a ella, en la forma como hayan sido presentados a los asociados durante la reunión.
Además de lo indicado en el numeral anterior, quienes actúen como secretarios en las reuniones del máximo órgano social o de junta directiva, deberán tener en cuenta las siguientes instrucciones:
Al finalizar la sesión, es conveniente hacer un receso para elaborar el acta con el fin de que sea sometida a aprobación antes de que la reunión concluya y deberá indicar el número de votos con que ésta es aprobada. Si tal procedimiento no es factible, la propia asamblea o junta de socios puede nombrar una comisión de dos o más personas para que la apruebe. (ver numeral 3.19. del presente capítulo)
El original del acta debe firmarse por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión o, en su defecto, por el revisor fiscal, así como por las personas comisionadas para aprobar el acta, en caso de haber sido nombrada una comisión para tal efecto.
En las sociedades con accionista único las determinaciones que le correspondan a la asamblea serán adoptadas por aquél. En estos casos, el accionista dejará constancia de tales determinaciones en actas debidamente asentadas en el libro correspondiente de la sociedad. Estas actas podrán ser firmadas por el accionista único.
En los casos de reuniones no presenciales y en la toma de decisiones por escrito, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que concluyó la reunión o se recibieron los votos y deberán ser suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. (Ver artículo 3.2.6. del presente capítulo)
Además de lo indicado en el numeral anterior, quienes actúen como secretarios en las reuniones del máximo órgano social o de junta directiva, deberán tener en cuenta las siguientes instrucciones:
La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos, la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.
El derecho societario colombiano prevé que los órganos de una sociedad puedan tomar decisiones sin que para ello deban reunirse. En estos casos, el representante legal de la sociedad será el encargado de enviar la información necesaria para la toma de las decisiones de que se trate, para lo cual las proposiciones correspondientes se deben redactar de modo que se pueda votar en sentido afirmativo o negativo.
Todos los asociados o miembros de junta que tengan vocación de ejercer sus derechos políticos serán destinatarios de la comunicación mediante la cual se invite a la toma de una decisión por escrito. Al no tratarse de una reunión, se debe prever el tiempo en el que se espera recibir la respuesta, sin que este pueda exceder un mes desde su envío.
En ningún caso, el silencio podrá ser interpretado como un voto a favor o en contra, so pena de resultar viciadas con ineficacia las decisiones, en los eventos en que algún miembro no se manifieste, o exceda el término legal exigido.
Vencido el término para recibir los documentos, el representante legal informará a los asociados o miembros de junta las decisiones que hubieren sido aprobadas o negadas. En esta revisión se deberán considerar los plazos y la mayoría prevista en la ley (5 días y la totalidad de los miembros del órgano respectivo).
En los casos de reuniones no presenciales o mixtas y del mecanismo de toma de decisiones por escrito, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los 30 días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo.
Finalmente, es preciso señalar que bajo esta modalidad de toma de decisiones no es posible celebrar reuniones ordinarias del máximo órgano social.
Siempre que se trate de elegir a dos o más personas para integrar una misma junta, comisión o cuerpo colegiado, se aplicará el sistema de cociente electoral. El sistema de cociente electoral, se aplicará de la siguiente forma:
Se suman el número total de votos válidos emitidos, incluidos los votos en blanco.
La cifra anterior se divide por el número de cargos principales a proveer.
El cociente obtenido indica el número de cargos a que tiene derecho cada lista.
Si se agotan las listas con cocientes en número entero, se acudirá al residuo de cada una de las operaciones.
En caso de empate de los residuos, se decidirá a la suerte.
Si se trata de reemplazar a un solo miembro, ya sea porque renunció o porque es removido por el máximo órgano social y el suplente no puede reemplazarlo, la nueva elección deberá hacerse aplicando el sistema del cociente electoral, eligiendo nuevamente la totalidad de la junta directiva a menos que la(s) vacante(s) se provea(n) por unanimidad o por la totalidad de las cuotas o acciones que conforman el capital de la sociedad.
Las personas jurídicas podrán ser miembros de junta directiva y ejercerán sus funciones como director a través de su representante legal.
La S.A.S. no estará obligada a tener junta directiva, a menos que se pacte lo contrario en los estatutos sociales. En caso de inexistencia de la junta directiva, la totalidad de las funciones de administración y representación legal le corresponderán al representante legal designado por el máximo órgano social.
En caso de pactarse en los estatutos la creación de una junta directiva, existe una gran discrecionalidad frente al número de miembros principales y suplentes y podrán ser designados mediante el método que se prefiera.
En caso de designar este órgano, los estatutos deberán incorporar las normas sobre su funcionamiento, si no se hiciere, este órgano se regirá por lo previsto en las normas de la sociedad anónima.
Ninguna persona podrá ser designada ni ejercer, en forma simultánea, un cargo directivo en más de cinco juntas, siempre que los hubiere aceptado. Esta restricción busca no solo favorecer una diversidad en la composición de las juntas directivas de las sociedades cerradas colombianas sino también facilitar el ejercicio diligente del encargo de parte de los designados.
Tampoco podrá haber en las juntas directivas una mayoría cualquiera formada con personas ligadas entre sí por matrimonio, o por parentesco dentro del tercer grado de consanguinidad o segundo de afinidad, o primero civil, excepto en las sociedades reconocidas como de familia3.
Ninguna persona podrá ser miembro de juntas directivas de dos personas jurídicas que sean competidoras.
La junta directiva se reunirá de forma ordinaria y extraordinaria según lo previsto en los estatutos y podrán realizar reuniones presenciales, no presenciales o mixtas, según lo dispuesto en las normas vigentes y en esta Circular.
Se reunirá y decidirá con la presencia y los votos de la mayoría de sus miembros. Esta norma no se puede pactar en contrario, pero es posible incluir un quórum superior en los estatutos sociales.
Las deliberaciones y determinaciones de la junta directiva deben constar en actas, cuyos originales han de asentarse en el libro correspondiente. En las actas se debe encontrar la constancia histórica de las deliberaciones del órgano directivo de la sociedad.
