Trámite de Autorización de funcionamiento de una sociedad administradora de planes de autofinanciamiento comercial
Descripción general:
Las personas naturales y jurídicas que pretendan constituir una sociedad anónima para ofrecer al público Planes de Autofinanciamiento Comercial para la adquisición de bienes o servicios, deben solicitar permiso de funcionamiento a esta Superintendencia.
Las Sociedades Administradoras de Planes de Autofinanciamiento Comercial – en adelante SAPAC – son sociedades anónimas, cuyo objeto principal y exclusivo está orientado a la administración de los planes provenientes del aporte periódico de dinero realizado por un grupo de personas denominados "suscriptores". Estos aportes hacen parte de un fondo común, cuyo fin es autofinanciar la adquisición de bienes o servicios y según la disposición normativa deben ser consignados en una entidad fiduciaria.
El funcionamiento de este tipo de sociedades requiere autorización previa de la Superintendencia de Sociedades, para lo cual los interesados deberán radicar una solicitud en el área de correspondencia de la Entidad, en las Intendencias Regionales o de manera virtual acreditando el cumplimiento de los requisitos que se enuncian a continuación.
Requisitos
1. Carta de solicitud
Debe estar suscrita por cada uno de los accionistas o asociados (por el representante legal si se trata de una persona jurídica), o por su apoderado. En este último caso, se debe anexar el poder otorgado, el cual debe cumplir los requisitos del artículo 74 del Código General del Proceso.
En la carta de solicitud se debe informar:
Los documentos otorgados en el exterior deben presentarse debidamente traducidos y legalizados.
2. Estatutos sociales de la sociedad
Además de los requisitos legales que deben cumplir los estatutos sociales, en los mismos debe constar el capital obligatorio, en los términos de la Circular Básica Jurídica, Capítulo IX, numeral 2º, expedida por la Superintendencia de Sociedades y la forma en que será pagado, indicando la cuantía de las suscripciones de cada uno de los asociados.
3. Origen de los recursos
Se debe allegar una justificación detallada del origen de los recursos de los accionistas, que se utilizarán en la operación.
El origen de los recursos debe estar debidamente justificado mediante declaraciones de renta, estados financieros, certificado de ingresos y retenciones, declaraciones juramentadas del origen de los recursos, carta de aprobación del endeudamiento, etc, según sea el caso.
Para los accionistas o asociados que pretendan ser beneficiarios reales del 10% o más del capital de la sociedad, el patrimonio que acrediten debe ser equivalente a por lo menos 1.3 veces el valor del aporte. Adicionalmente, deberán acreditar que por lo menos una tercera parte de los recursos a aportar son propios y no producto de operaciones de endeudamiento u otras análogas.
Si para el pago de la operación se van a utilizar recursos provenientes de un préstamo, se debe indicar: el valor de la operación que se piensa pagar con el producto del préstamo; las condiciones de éste; las relaciones económicas y financieras que se tengan con el prestamista.
Se entiende por beneficiario real, según lo dispuesto en el artículo 6.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010: "cualquier persona o grupo de personas que, directa o indirectamente, por sí misma o a través de interpuesta persona, por virtud de contrato, convenio o de cualquier otra manera, tenga respecto de una acción de una sociedad, o pueda llegar a tener, por ser propietario de bonos obligatoriamente convertibles en acciones, capacidad decisoria; esto es, la facultad o el poder de votar en la elección de directivas o representantes o de dirigir, orientar y controlar dicho voto, así como la facultad o el poder de enajenar y ordenar la enajenación o gravamen de la acción.
Para los efectos del presente decreto, conforman un mismo beneficiario real los cónyuges o compañeros permanentes y los parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil, salvo que se demuestre que actúan con intereses económicos independientes, circunstancia que podrá ser declarada mediante la gravedad de juramento ante la Superintendencia Financiera de Colombia con fines exclusivamente probatorios. Igualmente, constituyen un mismo beneficiario real las sociedades matrices y sus subordinadas.
Parágrafo. Una persona o grupo de personas se considera beneficiaria real de una acción si tiene derecho para hacerse a su propiedad con ocasión del ejercicio de un derecho proveniente de una garantía o de un pacto de recompra o de un negocio fiduciario o cualquier otro pacto que produzca efectos similares, salvo que los mismos no confieran derechos políticos". |
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4. Estados financieros y Declaración de Renta de los accionistas o asociados.
Respecto de los estados financieros requeridos en el numeral anterior, se debe remitir la siguiente información:
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Los accionistas o asociados: Estados financieros individuales y declaración de renta correspondientes a los 3 (tres) últimos ejercicios anuales.
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Los socios de los accionistas o asociados (cuando éstos son personas jurídicas) que posean el 5% o más del capital del futuro accionista: Estados financieros del último ejercicio anual y declaración de renta.
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La sociedad matriz o controlante del grupo / conglomerado: Información consolidada del último período anual, acompañado de sus notas y del dictamen del revisor fiscal y declaración de renta.
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La (s) persona (s) natural (es), beneficiaria (s) real (es): Estados financieros y declaración de renta de los tres últimos ejercicios anuales.
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Para los beneficiarios reales en caso de ser persona jurídica: Estados financieros auditados y sus notas correspondientes a los tres últimos ejercicios anuales, individuales y/o consolidados, según aplique de acuerdo con la normatividad del país de origen y declaración de renta para los mismos periodos.
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Para personas jurídicas: los estados financieros deben ser certificados y acompañados de sus notas y del dictamen del revisor fiscal.
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Para personas naturales obligadas a llevar contabilidad: los estados financieros deben estar firmados por la persona y por el contador que los haya preparado.
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Para personas naturales no obligadas a llevar contabilidad: se deben anexar declaraciones de renta, o una declaración jurada en caso de no estar obligada a declarar y certificación de contador público sobre sus activos, pasivos, ingresos y egresos.
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Para personas extranjeras: los requisitos relativos a dictamen del revisor fiscal, declaración de renta, obligación o no de presentar declaración de renta, certificación del contador, etc., se exigirán conforme sea la legislación aplicable en el país de origen de la respectiva persona.
5. Inversiones de Capital
Indicar las inversiones de capital que los accionistas o asociados posean en otras sociedades, tanto del sector real como financiero, ya sea directamente o por conducto de su matriz o de las subordinadas de ésta. Así:
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Directamente o por conducto de sus cónyuges o parientes dentro del 4o. grado de consanguinidad, 2o. de afinidad o único civil.
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A través de personas jurídicas en las que los suscriptores del documento, directamente o por intermedio de las personas a ellos relacionadas según los términos del literal precedente, posean el 20% o más del capital social, o cuando dicho porcentaje sea poseído por conducto de sociedades matrices o subordinadas de éstas o de aquellas que participarían en la constitución.
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Tratándose de personas jurídicas, las que posean éstas directamente o por intermedio de su matriz o de sus subordinadas o de las subordinadas de éstas.
Se debe señalar el nombre completo de la sociedad o entidad en la cual se tiene la inversión, el número de identificación, el tipo de inversión, el porcentaje de participación y el valor total.
6. Endeudamiento de los otorgantes y de los potenciales constituyentes con el sector financiero.
Indicar si los accionistas o asociados, tienen o no endeudamiento con entidades del sector financiero. En caso de que así sea, debe señalar el nombre completo de la entidad financiera, valor adeudado e indicación de si el pago se encuentra al día o en caso de que no sea así, las razones de ello.
7. Certificado de existencia y representación legal del accionista persona jurídica
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Persona jurídica colombiana: Debe remitir certificado de existencia y representación legal actualizado (vigencia no mayor a 30 días) expedido por la cámara de comercio respectiva.
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Persona jurídica extranjera: Se debe remitir documento equivalente, actualizado, expedido por la entidad competente para ello, en donde conste la existencia de la sociedad, su objeto social, el nombre y cargo de las personas que hacen parte de la Junta Directiva u órgano equivalente y de aquellas que ejercen la representación legal de la compañía, debidamente apostillado por la Entidad competente en el país de origen.
8. Capacidad legal para realizar la inversión por parte del accionista persona jurídica
Se debe remitir certificación suscrita por el representante legal del accionista, persona jurídica, en la cual manifieste que la sociedad cuenta con la capacidad jurídica para efectuar la inversión en la SAPAC, indicando si la sociedad requiere o no autorización de alguna autoridad o de algún órgano interno de la compañía para efectuar la inversión.
Si para llevar a cabo la inversión se requiere alguna de las precitadas autorizaciones, se debe acreditar lo pertinente mediante copia del acta respectiva o del documento que haga sus veces.
Para personas jurídicas extranjeras, se debe allegar la autorización para realizar la inversión emitida por la autoridad competente del respectivo país, cuando la misma se requiera y de acuerdo con las normas a las que se encuentre sujeta la futura accionista, debidamente apostillada por la Entidad competente en el país de origen. En caso de que tal autorización no se requiera, se debe adjuntar carta suscrita por el representante legal en la que informe sobre tal situación.
9. Hoja de Vida de accionistas o asociados y administradores
Debe remitirse el
formato de hoja de vida establecido para el efecto, de cada una de las personas naturales y jurídicas accionistas y de las que actuarán como administradores (representantes legales y miembros de la junta directiva) y revisores fiscales.
Igualmente, la hoja de vida de las personas naturales que son socios del accionista (cuando éstos son persona jurídica) con participación en su capital del 5% o más. Si tales socios son personas jurídicas, se deben remitir las hojas de vida de los administradores (representantes legales y miembros de junta directiva).
Para el caso de las personas jurídicas que actuarán como revisores fiscales, se debe anexar la hoja de vida de la persona natural delegada para ejercerlo.
En todos los casos la hoja de vida se debe acompañar de fotocopia del documento de identificación, cédula de extranjería o pasaporte para extranjeros.
10. Autorización para investigar antecedentes
La autorización debe estar suscrita por cada una de las personas que deban remitir información, para que esta Superintendencia investigue antecedentes ante otras autoridades y/o centrales de riesgos que estime pertinentes.
Adicionalmente, se debe remitir un certificado de antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales de cada una de las personas naturales accionistas y de quienes actuarán como administradores y revisores fiscales, expedido con una vigencia no mayor a 30 días anteriores a la fecha de la solicitud.
11. Estudio de Factibilidad
El estudio debe contener al menos lo siguiente:
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Estudio de mercado que contenga: análisis del entorno económico de Colombia, análisis del sector, mercado objetivo que se atenderá y tipo de productos o servicios a ofrecer, estrategias de comercialización y penetración del mercado.
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Justificación: las razones que argumentan la creación de la SAPAC.
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Deberá realizarse una evaluación y descripción de los riesgos inherentes a los que se verá expuesta la SAPAC.
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Una descripción de las medidas para administrar y controlar los riesgos inherentes, con el fin de disminuir la probabilidad de ocurrencia y/o impacto en caso de que se materialicen.
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Organigrama detallado de la sociedad, diferenciando entre las áreas que atenderán las actividades misionales de aquellas que servirán de apoyo; indicación del número de las sucursales y oficinas que se planea abrir, número de empleados por áreas para iniciar.
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Descripción de la plataforma tecnológica sobre la cual operará la sociedad, considerando elementos tales como: centros de cómputo, equipos centrales, red de comunicaciones, canales de servicio, seguridad tanto física como de las aplicaciones y manejo de la información. Medidas para la continuidad del negocio que contendrán los planes de contingencia.
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Se debe agregar un informe acerca del recurso humano que utilizará la nueva sociedad, el cual debe incluir funciones y perfiles requeridos para los cargos principales.
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Remitir información de aquellas actividades que serán contratadas con terceros, indicando el objeto de la respectiva contratación, los requisitos a exigir a la firma a contratar, el detalle de las funciones que se contratarán externamente, los controles y áreas encargadas del seguimiento a dichos contratos.
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Proyecciones financieras anuales mínimo a 5 años de: Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Flujo de Efectivo, Indicadores Financieros.
En las proyecciones deben estar claramente diferenciados los gastos preoperativos previstos, con indicación de los conceptos específicos asociados a los mismos.
Las proyecciones se deben acompañar de los supuestos macroeconómicos y su fuente.
Adicionalmente, se deben construir escenarios de estrés, para lo cual deben tomar como base las proyecciones financieras.
12. Descripción de los Planes de Autofinanciamiento
Se debe allegar una descripción completa y detallada de los planes de autofinanciamiento que ofrecerá la sociedad para la adquisición de bienes o servicios. Cada plan debe estar soportado en una nota técnica, compuesta por un estudio económico, matemático o estadístico y el clausulado del contrato correspondiente.
Adicionalmente, se deben describir claramente los bienes o servicios que se pretenden ofrecer a través de dichos planes.
13. Conglomerados
En el caso de que los constituyentes o adquirentes de la sociedad sean personas jurídicas se deberá adjuntar:
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La composición accionaria de éstas y de las personas jurídicas que a su vez son socias de ellas, indicando para cada una de ellas: nacionalidad, domicilio, tipo de negocio que desarrollan y porcentajes de participación, con el fin de determinar la estructura integral de propiedad.
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Se requiere identificar su (s) beneficiario (s) real(es); tal identificación comprende tanto las personas y sus participaciones accionarias como las formas jurídicas a través de las cuales se ostenta dicha calidad.
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En caso de que estas sean entidades financieras del exterior, deberán indicarse las normas de supervisión del país en que desarrollan sus operaciones y acreditar que la entidad será objeto, directa o indirectamente, de supervisión consolidada por parte de la autoridad extranjera competente, conforme a los estándares internacionales en esta materia. Se deberá explicar el tipo de supervisión y el alcance que tienen las autoridades financieras sobre la sociedad que eventualmente será la matriz o accionista mayoritario de la sociedad a adquirir o constituir.
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Respecto de las personas extranjeras que vayan a ostentar la calidad de matriz deberá, de acuerdo con la regulación que les aplique, indicarse el nivel de responsabilidad y las obligaciones que asumirían con la constitución o adquisición de la sociedad en Colombia, así como remitir una reseña del régimen aplicable en el país de origen respecto de la constitución de filiales en otras jurisdicciones.
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Tratándose de solicitantes que pertenezcan a conglomerados internacionales deberá indicarse la composición del grupo por países y suministrarse información financiera consolidada de la matriz o controlante del grupo, así como últimos informes del auditor externo. Deberán relacionarse las entidades o sociedades, por tipo de negocio, que integran el grupo y señalar, en caso de presentarse, aquellas compañías con las cuales la sociedad a constituir en Colombia desarrollaría operaciones sean propias o no del negocio y deben revelarse los acuerdos que existirán entre ellas.
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Identificar, de ser pertinente, la estructura corporativa que a nivel del conglomerado realiza la detección, administración y control de los riesgos globales del grupo, explicando de qué forma tales controles serán desarrollados para la nueva sociedad.
En caso de que los solicitantes sean personas naturales o estructuras distintas a sociedades, como fideicomisos, fundaciones, fondos de inversión o cualquier otro vehículo, deberá indicarse claramente los beneficiarios reales (ver definición recuadro anterior), aportando la información financiera que resulte pertinente a las circunstancias.
La información que permita conocer la fuente última de los recursos que se utilizarán en la operación, incluyendo la que sea necesaria respecto de los accionistas indirectos de ser pertinente, inversiones en otras sociedades colombianas, tanto del sector real como financiero.
Tratándose de personas jurídicas extranjeras, copia de sus estatutos sociales.
14. Proyecto de aviso de intención
Anexar el texto del aviso sobre la intención de funcionar como SAPAC, a publicar en un diario nacional. Como mínimo el texto debe incluir: el nombre de los socios, el nombre de la sociedad, su capital suscrito y la ciudad en donde estará su domicilio principal.
15. Información adicional
En todo caso, la Superintendencia de Sociedades podrá solicitar cualquier información adicional que considere necesaria previo a expedir la autorización.
Normatividad aplicable
En todo lo que no se regule de manera especial en el Capítulo IX, numeral 2º de la Circular Básica Jurídica expedida por la Superintendencia de Sociedades, las SAPAC deberán acogerse a las disposiciones sobre sociedades mercantiles y en especial de las sociedades anónimas. Así mismo, respecto de la actividad que desarrollan, deberán tener en cuenta las siguientes normas:
Decreto
| 663
| 1993
| Articulos 53 y 326
|
Circular
| 100-000005
| 2017
| Capítulo IX, Numeral 2
|
Decreto
| 1941
| 1986
| Artículo 1
|
Decreto
| 1970
| 1979
| Todos
|
Ley
|
510
| 1999
| Todos
|
Decreto
| 2211
| 2004
| Todos
|
Ley
| 795
| 2003
| Todos
|
Decreto
| 1074
| 2015
| Artículo 2.2.2.1.1.5 Numeral 1
|
Decreto
| 1736
| 2020
| Artículo 7, Numeral 7
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Procedimiento general del trámite
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Reunir los documentos y cumplir con las condiciones requeridas para el trámite.
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Presentar la documentación requerida en el Grupo de Correspondencia (Bogotá) o en las Intendencias Regionales o a través de la Ventana de Radicación Virtual (Formulario Único de Radicación de Trámites)
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Una vez evaluada la información respectiva, se solicitará información adicional, de haber lugar a ello, o, en su defecto, se expedirá la resolución de autorización.
Este documento es meramente descriptivo para orientación al usuario sobre el trámite. Para mayor información, se sugiere revisar la normativa aplicable.
